Zasady uczestnictwa
„ESKAPADA. Poznaj swój region z przewodnikiem” wydarzenie towarzyszące wojewódzkim obchodom Międzynarodowego Dnia Przewodnika Turystycznego w województwie kujawsko-pomorskim
Postanowienia ogólne
1. Celem akcji ESKAPADA. Poznaj swój region z przewodnikiem jest promocja oferty turystycznej województwa kujawsko-pomorskiego, popularyzacja różnych form zwiedzania oraz upowszechnianie usług przewodnickich wśród mieszkańców regionu.
2. Akcja skierowana jest do mieszkańców województwa kujawsko-pomorskiego oraz turystów odwiedzających region z innych części kraju.
3. Akcja odbywa się wyłącznie w terminie 18–19 kwietnia 2026 r., w godzinach wyznaczonych przez Organizatora akcji.
Organizator akcji
Organizatorem akcji jest Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu, Departament Sportu i Turystyki, Biuro ds. Rozwoju Turystyki, zwany dalej Organizatorem akcji.
Zakres obowiązków Organizatora akcji
Do zadań Organizatora akcji należy w szczególności:
1) zbieranie i publikacja ofert wydarzeń realizowanych na terenie województwa kujawsko-pomorskiego na głównej stronie internetowej akcji https://www.eskapada-z-przewodnikiem.pl/, zwanej dalej stroną akcji;
2) organizacja systemu zapisów na stronie akcji;
3) promocja wydarzeń na stronie akcji i stronie województwa: www.kujawsko-pomorskie.pl oraz w mediach społecznościowych;
4) zapewnienie materiałów promocyjnych dla uczestników oraz Organizatorów wydarzeń.
Organizatorzy wydarzeń
1. Organizatorami wydarzeń mogą być: organizacje pozarządowe, jednostki samorządu
terytorialnego i ich jednostki organizacyjne, uczelnie, przedsiębiorcy branży turystycznej,
przedsiębiorstwa produkcyjne oraz inne podmioty zainteresowane udziałem w akcji.
2. Warunkiem udziału w akcji jest przesłanie kompletnego formularza zgłoszeniowego do
dnia 2 marca 2026 r.
3. Formularz zgłoszeniowy udostępniany jest przez Organizatora akcji w formie linku. Po jego
wysłaniu Organizator wydarzenia otrzyma kopię zgłoszenia.
Zasady zgłaszania wydarzeń
1. Organizator wydarzenia może zgłosić dowolną liczbę wydarzeń, realizowanych
w wybranych przez siebie godzinach.
2. Wydarzenia mogą być bezpłatne lub odpłatne – maksymalna opłata za udział wynosi
2 zł od uczestnika (płatne w dniu wydarzenia u przewodnika lub w obiekcie zwiedzania).
3. Każde wydarzenie należy zgłosić w osobnym formularzu.
4. Wydarzeniem w ramach akcji może być m.in.: rajd, wycieczka tematyczna, zwiedzanie
wystaw, oprowadzanie po obiekcie, warsztaty, interaktywne przedstawienia, marsz na
orientację, prezentacje oraz inne formy zwiedzania z przewodnikiem.
5. Rejestracji nie podlegają wydarzenia realizowane bez udziału przewodnika.
Obowiązki Organizatora wydarzenia
Organizator wydarzenia:
1) zobowiązany jest do podania w formularzu zgłoszeniowym szczegółowych informacji o
wydarzeniu takich jak:
- nazwa wydarzenia,
- data i godzina realizacji,
- liczba dostępnych miejsc,
- miejsce zbiórki,
- opis wydarzenia lub trasy,
- informacja o dostępności dla osób z niepełnosprawnościami,
- dane do kontaktu z koordynatorem akcji, mediami oraz uczestnikami wydarzenia.
2) odpowiada za prawidłowy przebieg wydarzenia zgodnie z informacjami zawartymi w formularzu zgłoszeniowym.
3) zobowiązany jest do promowania akcji na własnych stronach internetowych oraz w mediach społecznościowych z wykorzystaniem materiałów graficznych przekazanych przez Organizatora akcji.
4) wyznacza osobę do kontaktu z koordynatorem akcji, mediami oraz uczestnikami wydarzenia.
Materiały promocyjne
1. Organizator wydarzenia otrzymuje materiały promocyjne w postaci m.in. breloczków, ulotek informacyjnych (w przypadku wydarzeń rodzinnych – dodatkowo kolorowanek) oraz koszulkę dla przewodnika.
2. Organizator wydarzenia zobowiązany jest do przekazania uczestnikom wszystkich otrzymanych materiałów promocyjnych oraz poinformowania ich o dodatkowych działaniach promocyjnych (np. konkursach, zniżkach w punktach gastronomicznych na trasie wydarzenia).
Rejestracja uczestników
1. Rejestracja na wydarzenia odbywa się od dnia 10 kwietnia 2026 r. od godz. 9.00 do momentu wyczerpania liczby miejsc lub rozpoczęcia ostatniego wydarzenia w dniu 19 kwietnia 2026 r.
2. Zapisy prowadzone są za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie akcji.
3. Pod opisem każdego wydarzenia widoczna jest aktualna lista uczestników oraz liczba wolnych miejsc.
4. W dniu 15 kwietnia 2026 r. o godz. 9.00 mogą zostać udostępnione miejsca bonusowe, pod warunkiem zapełnienia pierwotnej liczby miejsc określonej w zgłoszeniu.
Potwierdzenie/anulowanie udziału przez uczestnika
1. Uczestnik zobowiązany jest do potwierdzenia lub anulowania udziału w wydarzeniu w ciągu 12 godzin od otrzymania wiadomości e-mail lub SMS z linkiem rezerwacyjnym.
2. Brak potwierdzenia udziału może skutkować zwolnieniem miejsca.
Odwołanie wydarzenia przez Organizatora wydarzenia
1. W przypadku braku minimalnej liczby wymaganych uczestników, określonych przez Organizatora wydarzenia, wydarzenie zostanie odwołane.
2. Organizator wydarzenia zobowiązany jest poinformować o odwołaniu wydarzenia najpóźniej do dnia 17 kwietnia 2026 r. do godz. 10.00, telefonicznie lub drogą mailową.
Dane osobowe
Organizator wydarzenia oraz osoby wskazane do kontaktu zobowiązane są do wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz Polityką Bezpieczeństwa Danych Osobowych w UMWK-P w Toruniu.
Działania po zakończeniu akcji
1. Organizator wydarzenia zobowiązany jest do przesłania fotorelacji z wydarzenia do dnia 20 kwietnia 2026 r. oraz wypełnienia ankiety ewaluacyjnej do dnia 27 kwietnia 2026 r.
2. Organizator wydarzenia wyraża zgodę na wykorzystanie przekazanych materiałów fotograficznych oraz wizerunku do celów promocyjnych bieżącej i przyszłych edycji akcji.
Odpowiedzialność
1. Uczestnicy biorą udział w wydarzeniach na własną odpowiedzialność.
2. Organizator akcji oraz Organizatorzy wydarzeń nie zapewniają ubezpieczenia i nie ponoszą odpowiedzialności za wypadki, szkody ani rzeczy zgubione podczas trwania akcji.